Der steuerliche Kilometersatz ist im BMF-Reisekostenschreiben, Rn. 37–38 (amtliche Quelle, neuer Tab) erläutert. Er ist weder eine allgemeine Kundenpauschale noch automatisch dein arbeitsrechtlicher Vergütungsanspruch. Dieser Beitrag behandelt die Fahrtkosten von Beschäftigten; Fahrtkosten an Kunden zu berechnen ist ein anderer Ablauf.
Zuerst die Fahrt einordnen
Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt bei einer beruflich veranlassten Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte vor. Die erste Tätigkeitsstätte hängt insbesondere von der dauerhaften Zuordnung durch den Arbeitgeber ab. Nicht jeder Kundenstandort und nicht jeder Arbeitstag unterwegs ist automatisch ein Reisekostenfall. Bei dauerhaft aufzusuchenden Sammelpunkten und weiträumigen Tätigkeitsgebieten gibt es besondere Regeln. § 9 Abs. 1 Nr. 4a und Abs. 4 EStG im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (amtliche Quelle, neuer Tab).
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| Situation | Grundsätzlich maßgeblich | Praktischer Prüfschritt |
|---|---|---|
| Auswärtiger Kundentermin im Privat-Pkw | Beruflich tatsächlich gefahrene Kilometer, also gegebenenfalls Hin- und Rückfahrt; 0,30 €/km als steuerlicher Pauschalansatz. | Auswärtstätigkeit, Privatwagennutzung und Arbeitgeberregelung bestätigen. |
| Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte | Entfernungspauschale: seit 2026 grundsätzlich 0,38 € je vollem einfachen Entfernungskilometer und Anwesenheitstag. | Nicht als steuerfreie Dienstreise mit Hin- und Rückkilometern einreichen. |
| Auswärtiger Termin im bereitgestellten Firmenwagen | Keine steuerfreie Erstattung der Privatwagen-Kilometerpauschale. | Gegebenenfalls selbst verauslagte Belege separat mit dem Arbeitgeber klären. |
| Dienstfahrt mit privatem Umweg | Nur der beruflich veranlasste Anteil gehört in die dienstliche Abrechnung. | Privaten Abstecher und berufliche Strecke nachvollziehbar trennen. |
Quellen zur Tabelle: BMF: berufliche Fahrtkosten (amtliche Quelle, neuer Tab), BMF: Entfernungspauschale ab 2026 (amtliche Quelle, neuer Tab) und R 9.5 Abs. 2: gestelltes Fahrzeug (amtliche Quelle, neuer Tab). Die Entfernungspauschale ist ein Werbungskostenabzug, keine automatische Zahlung des Arbeitgebers. Für einen privat nutzbaren Firmenwagen erklärt unser Vergleich von Fahrtenbuch und 1-%-Regelung die gesonderte Bewertung des Nutzungsvorteils.
Steuerfreie Erstattung ist nicht gleich Zahlungsanspruch
Ein Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes kann Reisekosten im Rahmen der steuerlich als Werbungskosten abziehbaren Beträge steuerfrei ersetzen. Für Erstattungen aus öffentlichen Kassen besteht eine eigene Regelung. Das Einkommensteuergesetz legt damit die steuerliche Behandlung fest, nicht automatisch die Zahlungspflicht deines Arbeitgebers. § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG (amtliche Quelle, neuer Tab).
Prüfe deshalb Arbeits- oder Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung und die Reiserichtlinie: Ist der Privatwagen für diese Fahrt freigegeben? Welcher Satz ist vereinbart? Welche Nachweise und Einreichungsfristen gelten? Ein Anspruch auf erforderlichen Aufwendungsersatz kann außerdem nach den arbeitsrechtlichen Grundsätzen zu § 670 BGB bestehen. Die Reichweite hängt vom konkreten Einsatz und den Vereinbarungen ab. § 670 BGB (amtliche Quelle, neuer Tab) und BAG: entsprechender Aufwendungsersatz bei betrieblich eingesetztem Privatwagen, 8 AZR 647/09 (amtliche Quelle, neuer Tab).
Vereinbart dein Arbeitgeber beispielsweise mehr als 0,30 €/km, ist die Differenz nicht allein wegen der Vereinbarung steuerfrei. Für einen höheren steuerfreien Ersatz können passende Nachweise der tatsächlichen Kosten erforderlich sein. Lass die Lohnbuchhaltung die Abrechnung einordnen.
Alternativ zum pauschalen Ansatz ist ein individueller Kilometersatz aus nachgewiesenen Fahrzeuggesamtkosten und Gesamtfahrleistung möglich. Das ist keine Schätzung des Benzinpreises, sondern verlangt eine nachvollziehbare Kostenrechnung. BMF: tatsächliche Fahrtkosten, Rn. 37–38 (amtliche Quelle, neuer Tab). Beim pauschalen Pkw-Ansatz wird der Kraftstoff nicht zusätzlich noch einmal als Fahrzeugkosten abgerechnet.
Fiktives Beispiel: zwei Kundentermine und zurück zum Betrieb
Angenommen, du arbeitest gewöhnlich im Betrieb, der deine erste Tätigkeitsstätte ist. Für zwei auswärtige Termine darfst du an diesem Tag deinen Privatwagen nutzen. Die Reiserichtlinie sieht 0,30 €/beruflich gefahrenem Kilometer vor. Alle Entfernungen, Orte und Beträge im folgenden Beispiel sind frei gewählt.
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| Abschnitt | Anlass | Kilometer | Fahrtkosten |
|---|---|---|---|
| Betrieb → Kunde A | Abstimmung zur Einführung einer Software | 42 km | 12,60 € |
| Kunde A → Kunde B | Einweisung zum vereinbarten Projekt | 18 km | 5,40 € |
| Kunde B → Betrieb | Rückfahrt nach dem Kundentermin | 60 km | 18,00 € |
| Summe | 120 km × 0,30 € | 120 km | 36,00 € |
Die morgendliche Fahrt von zu Hause zum Betrieb und die spätere Heimfahrt gehören nicht zu den 120 dienstlichen Kilometern. Für sie ist die Entfernungspauschale getrennt zu prüfen. Ein privater Einkaufsumweg gehört ebenfalls nicht in die Dienstfahrtenabrechnung. Zu einer echten Einreichung kommen das tatsächliche Datum, die konkreten Ziele und die nach eurem Verfahren nötigen Angaben hinzu.
Ein dienstlich erforderliches Parkticket von beispielsweise 6 € wäre ein gesonderter Beleg, der nach der Reiserichtlinie zusätzlich geprüft werden kann. Es ist nicht Teil der hier gerechneten 36 €. Die steuerliche Behandlung solcher Reisenebenkosten erläutert R 9.8 im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (amtliche Quelle, neuer Tab).
Checkliste: Was gehört in den Fahrtkostennachweis?
Diese Liste ist eine praktische Vorlage für das Gespräch mit der Lohnbuchhaltung. Sie ersetzt weder eure Reiserichtlinie noch eine allgemeine gesetzliche Liste identischer Pflichtfelder für jeden Fall.
- Person und Fahrzeug: Wer ist gefahren und wurde ein Privatwagen oder ein Firmenfahrzeug eingesetzt?
- Datum und Reisebezug: Wann fand die Fahrt statt, wer hat sie beauftragt oder genehmigt?
- Anlass und Ziel: Welcher auswärtige Termin erklärt die Fahrt? „Kunde A, Installation Auftrag 241“ ist aussagekräftiger als „geschäftlich“.
- Einzelne Strecken: Start, Ziel, Zwischenziele und tatsächlich beruflich gefahrene Kilometer festhalten; Kilometerstände können die Prüfung unterstützen.
- Private Anteile: Arbeitsweg und private Abstecher getrennt kennzeichnen.
- Abrechnungsbasis: Vereinbarter Satz oder freigegebene tatsächliche Kostenrechnung; nicht beide parallel für dieselbe Strecke ansetzen.
- Zusatzbelege: Beispielsweise Parknachweise nur für die betreffende Dienstreise beifügen.
- Abgleich: Vorschüsse, bereits eingereichte Fahrten und erhaltene Erstattungen prüfen; nach Korrekturen den Grund nachvollziehbar festhalten.
Reiche den Nachweis über den vereinbarten Weg ein und beachte betriebliche oder vertragliche Fristen. Der Arbeitgeber benötigt Unterlagen, die die Voraussetzungen einer steuerfreien Erstattung belegen; bei tatsächlichen Kosten sind zusätzliche Kostennachweise erforderlich. R 9.5 Abs. 2 zur Erstattung durch den Arbeitgeber (amtliche Quelle, neuer Tab).
Was passiert mit bereits erstatteten Fahrtkosten?
Soweit Fahrtkosten steuerfrei ersetzt wurden, dürfen dieselben Aufwendungen nicht noch einmal als Werbungskosten abgezogen werden. Der Grund ist das Abzugsverbot für Ausgaben, die unmittelbar mit steuerfreien Einnahmen zusammenhängen. § 3c Abs. 1 EStG im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (amtliche Quelle, neuer Tab).
Im fiktiven Beispiel beträgt der steuerliche Pauschalansatz 36 €. Erstattet der Arbeitgeber diese 36 € vollständig steuerfrei, bleibt für dieselben Kilometer nach diesem Ansatz kein zusätzlicher Werbungskostenbetrag. Zahlt er nur 24 € steuerfrei, ergibt sich bei ansonsten erfüllten Voraussetzungen rechnerisch ein verbleibender Ansatz von 12 €: 36 € − 24 €. Auch diese 12 € sind keine Auszahlung des Finanzamts. Ob sie die Steuer mindern, hängt unter anderem von deinen gesamten Werbungskosten und dem persönlichen Steuersatz ab.
Wurde eine Erstattung als steuerpflichtiger Arbeitslohn abgerechnet oder ändern sich Nachweise nachträglich, lass die Behandlung gesondert klären. Ziehe nicht eigenständig pauschal alles ab und reiche dieselbe Fahrt auch nicht mehrfach beim Arbeitgeber ein.
Was Caranea zu deinem Abrechnungsablauf beitragen kann
Mit dem kostenlosen Caranea-Fahrtenbuch kannst du deine Fahrten in der App dokumentieren und kategorisieren. PDF-Export, Änderungshistorie und Funktionen zur Behandlung von Aufzeichnungslücken sind vorhanden; Tracker und Tracker-Abos sind optional. Caranea ist eine Marke der RideLink GmbH, der mobile Einstieg erfolgt über die RideLink-App.
Nutze die Fahrtdokumentation als Grundlage für den von deinem Arbeitgeber verlangten Nachweis und prüfe vor der Weitergabe, welche Daten erforderlich sind. Private Fahrten gehören nicht ungeprüft in eine dienstliche Abrechnung. Eine automatische Reisekostenabrechnung, Freigabe durch den Arbeitgeber oder Auszahlung wird damit nicht versprochen. Die Caranea-Funktionsübersicht beschreibt den verfügbaren Umfang.
Häufige Fragen zu Dienstfahrten mit dem Privatwagen
Muss mir der Arbeitgeber immer 0,30 € je Kilometer zahlen?
Der steuerliche Pauschalsatz allein begründet keinen solchen Anspruch. Maßgeblich sind die konkrete dienstliche Nutzung, die geltenden Vereinbarungen und gegebenenfalls die arbeitsrechtlichen Grundsätze zum Aufwendungsersatz.
Kann ich bei einer Dienstfahrt Hin- und Rückweg abrechnen?
Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit zählt grundsätzlich die beruflich tatsächlich gefahrene Strecke. Der normale Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte und private Umwege sind davon zu trennen.
Gilt 2026 auch für Dienstreisen die Pauschale von 0,38 €?
Die 0,38 € betreffen die Entfernungspauschale für den einfachen Arbeitsweg. Für eine Auswärtstätigkeit im Privat-Pkw bleibt der pauschale Ansatz grundsätzlich bei 0,30 € je gefahrenem Kilometer.
Kann ich mit dem Firmenwagen ebenfalls die Privatwagenpauschale bekommen?
Wird dir für die Auswärtstätigkeit ein Fahrzeug im Dienstverhältnis gestellt, darf der Arbeitgeber diese Kilometerpauschale nicht steuerfrei erstatten. Selbst verauslagte einzelne Kosten müssen gesondert geprüft werden.
Reicht ein Fahrtenbuch-PDF für die Arbeitgeberabrechnung?
Es kann als Fahrtnachweis helfen. Ob zusätzliche Angaben, Belege oder ein bestimmtes Formular nötig sind, legt euer Abrechnungsverfahren fest. Der Export allein ist keine zugesagte Erstattung.
Allgemeine Informationen für Deutschland, Stand 20. September 2026. Bei steuerlichen Einzelfragen und abweichenden Arbeitgebervereinbarungen wende dich an die Lohnbuchhaltung, Steuerberatung oder zuständige arbeitsrechtliche Beratung.