Hier geht es um den konkreten Tagesablauf zwischen Werkstatt, Großhandel und Baustellen. Den vollständigen Angebots- und Rechnungsprozess erklärt der Leitfaden zum Berechnen von Fahrtkosten gegenüber Kunden. Die folgenden Felder und Arbeitsschritte sind praktische Empfehlungen, keine allgemeine Liste gesetzlicher Rechnungspflichtangaben.
Ein fiktiver Arbeitstag: Werkstatt, Material und drei Baustellen
Alle Personen, Betriebe, Aufträge und Zahlen sind erfunden. Im Installationsbetrieb „Werkstatt West“ fährt Lena den Transporter Service 02. Morgens holt sie allgemeines Lagermaterial, danach besucht sie die Baustellen A und B. Nach der Mittagspause folgt Baustelle C. Abends nutzt sie das Fahrzeug mit vereinbarter Erlaubnis für einen privaten Einkauf und bringt es zur Werkstatt zurück. Es handelt sich nicht um den normalen Arbeitsweg.
Die Tabelle ist eine betriebliche Ablaufübersicht, kein vollständiges steuerliches Musterfahrtenbuch. In den tatsächlichen Aufzeichnungen stehen genaue Ziele und die für den jeweiligen Zweck erforderlichen weiteren Angaben.
Die Tabelle lässt sich auf kleinen Bildschirmen seitlich verschieben. Per Tastatur: fokussieren und Pfeiltasten verwenden.
| Abfahrt / Strecke | Kilometerzähler | Anlass und Auftragsbezug |
|---|---|---|
| 07:15 · Werkstatt → Großhandel | 80.120 → 80.132 km 12 km | Allgemeines Lagermaterial abholen. Betriebliche Besorgung ohne einzelne Kundenzuordnung. |
| 08:00 · Großhandel → Baustelle A | 80.132 → 80.140 km 8 km | Ventiltausch, Auftrag A-104; tatsächliche Einsatzadresse dokumentieren. |
| 10:30 · Baustelle A → Baustelle B | 80.140 → 80.155 km 15 km | Weiterfahrt zur Störungsbehebung, Auftrag B-205; gemeinsamer Tourabschnitt. |
| 12:15 · Baustelle B → Werkstatt | 80.155 → 80.164 km 9 km | Rückkehr nach Abschluss von B-205. |
| 13:00 · Werkstatt → Baustelle C | 80.164 → 80.175 km 11 km | Wartung, Auftrag C-306. |
| 15:15 · Baustelle C → Werkstatt | 80.175 → 80.189 km 14 km | Rückfahrt C-306 über eine ausgeschilderte Umleitung; Grund festhalten. |
| 17:00 · Werkstatt → privater Einkauf | 80.189 → 80.193 km 4 km | Privat; keinem Kundenauftrag zuordnen. |
| 17:20 · Einkauf → Werkstatt | 80.193 → 80.197 km 4 km | Rückweg der privaten Nutzung; ebenfalls keine Kundenfahrt. |
Der Tagesabgleich stimmt: 80.197 − 80.120 = 77 km. Davon sind 69 km betrieblich und 8 km privat. Die 69 betrieblichen Kilometer bestehen aus 12 km allgemeiner Materialbesorgung und 57 km in der Kundentour. Diese Einordnung ist noch keine Berechtigung, alle 69 km einem Kunden in Rechnung zu stellen.
Anfahrtspauschale, Kilometerpreis und Reisezeit auseinanderhalten
Kläre schon im Angebot, was vergütet wird und worauf sich der Preis bezieht. Das vermeidet Diskussionen darüber, ob ein zweiter Besuch, eine Materialfahrt oder die Rückfahrt enthalten ist. Bei Werkverträgen regelt § 632 BGB auch die Vergütung ohne ausdrückliche Preisbestimmung; daraus folgt aber keine allgemeine gesetzliche Anfahrtspauschale für Handwerksbetriebe. Eine konkrete Vereinbarung ist für euren Ablauf die bessere Arbeitsgrundlage.
- Anfahrtspauschale: Festlegen, für welches Gebiet und welchen Einsatz sie gilt, ob Hin- und Rückfahrt enthalten sind und wie weitere Besuche behandelt werden.
- Kilometerpreis: Abrechenbare Strecken und Satz vereinbaren. Tatsächliche Kilometer, eine festgelegte Entfernung oder eine andere vereinbarte Grundlage dürfen nicht unbemerkt vermischt werden.
- Vergütete Reisezeit: Vereinbaren, welche Zeit für wie viele Mitarbeitende berechnet wird und wie sie dokumentiert wird. Eine Standzeit des Fahrzeugs beweist weder Arbeitsleistung noch abrechenbare Reisezeit.
Diese Modelle können nur nach dem konkreten Angebot sinnvoll kombiniert werden. Prüfe, ob eine Position bereits durch eine andere abgegolten ist. Interne Kostenkalkulation, arbeitsrechtliche Vergütung und Kundenpreis bleiben unterschiedliche Fragen; eine Aufzeichnung von 30 Minuten erzeugt nicht von selbst einen Zahlungsanspruch für 30 Minuten beim Kunden.
Zwei Kunden auf einer Tour: Den gemeinsamen Abschnitt transparent aufteilen
Für A-104 und B-205 sei im fiktiven Beispiel vorab ausdrücklich vereinbart: Abrechnung tatsächlich zugeordneter Tourkilometer, gemeinsame Verbindungsstrecke zur Hälfte für jeden Auftrag. Der allgemeine Lagerbesuch ist nicht berechenbar. Diese Verteilung ist eine frei gewählte Beispielvereinbarung, keine gesetzliche Regel und keine Caranea-Automatik.
| Auftrag | Vereinbarte Zuordnung | Abrechenbare Strecke |
|---|---|---|
| A-104 | 8 km zur Baustelle A + halbe Verbindungsstrecke von 15 km. | 15,5 km |
| B-205 | Andere Hälfte der 15 km + 9 km Rückfahrt zur Werkstatt. | 16,5 km |
| C-306 | 11 km Hinfahrt + 14 km tatsächlich gefahrene Rückfahrt, nach vereinbartem Modell. | 25 km |
Zusammen sind das 15,5 + 16,5 + 25 = 57 km. Die Verbindungsstrecke erscheint insgesamt einmal. Der Kilometerzähler im Fahrtenbuch wird dafür nicht geändert: Die Aufteilung gehört in die separate Abrechnungsunterlage. Eine künstliche Rückfahrt zur Werkstatt wird weder ins Fahrtenbuch geschrieben noch zusätzlich als tatsächlich gefahrene Strecke berechnet.
Bei einem ebenfalls frei gewählten und vereinbarten Satz von 0,80 € netto je Kilometer ergeben sich 12,40 € für A, 13,20 € für B und 20,00 € für C, zusammen 45,60 € netto. Die Umsatzsteuerbehandlung der vollständigen Leistung ist separat zu prüfen; die Beispielrechnung enthält bewusst keine Annahme über den Steuersatz des jeweiligen Auftrags. Fahrtkosten sind nicht schon deshalb durchlaufende Posten, weil sie weiterberechnet werden: Dafür verlangt § 10 Absatz 1 UStG eine Vereinnahmung und Verausgabung im Namen und für Rechnung eines anderen.
Wenn stattdessen Anfahrtspauschalen vereinbart sind, wendest du deren Bedingungen an. Du darfst dann die Kilometerrechnung aus diesem Beispiel nicht einfach zusätzlich aufschlagen. Unerwartete Materialfahrten und Sonderfahrten werden vor einer Berechnung anhand des Auftrags geklärt. Eine betriebliche Besorgung ist nicht automatisch eine Leistung, die ein einzelner Kunde bezahlen muss.
Fahrtenbuch, Kundennachweis und Rechnung getrennt halten
Im Fahrtenbuch bleibt der vollständige Fahrzeugverlauf einschließlich der privaten Abschnitte erhalten. In den Kundennachweis kommen nur die für den betreffenden Auftrag erforderlichen Angaben und die nachvollziehbare Abrechnungsgrundlage. Private Wege und fremde Kundentermine gehören dort nicht hinein. Bei A-104 kannst du beispielsweise die zugeordnete Strecke ausweisen, ohne Namen und Einsatzdetails von Kunde B offenzulegen.
Die Rechnung entsteht anschließend in deinem Rechnungsprozess. Ein Fahrtenbuch-PDF ersetzt ihre erforderlichen Angaben nach § 14 UStG nicht. Reparaturleistung, Material und gegebenenfalls vergütete Reisezeit werden über die dafür geeigneten Unterlagen belegt. Sende keinen ungeprüften vollständigen Tagesexport als Kundenanlage.
Für steuerliche Zwecke prüfst du die Anforderungen zusätzlich. Bei überlassenen Dienstwagen erläutert das BMF in R 8.1 Absatz 9 und H 8.1 die Fahrtenbuchmethode und notwendige Aufzeichnungen. Die Abrechnungstabelle oben ist dafür kein vollständiges Muster. Den Überblick gibt der Artikel Fahrtenbücher für Steuern, Kunden und Behörden unterscheiden.
Kurze Checkliste für Mitarbeitende und Büro
Bei mehreren Fahrzeugen prüfst du den Tagesabgleich je Fahrzeug getrennt. Wechselt Lena mittags in einen zweiten Transporter oder übernimmt ein Kollege Service 02, haltet ihr Fahrzeugkennung, tatsächlichen Fahrer, Zeitpunkt und Kilometerstand bei der Übergabe fest. Eine Auftragsnummer allein zeigt nicht, wer mit welchem Fahrzeug gefahren ist. Offene Angaben bleiben der zuständigen Person zugeordnet; eine Vertretung im Büro führt die Rückfragen weiter. Der Leitfaden für Poolfahrzeuge beschreibt die Übergabe genauer.
Unterwegs: Tatsachen zeitnah festhalten
- Richtiges Fahrzeug und tatsächlichen Fahrer zuordnen; Anfangs- und Endstände sowie Strecken kontrollieren.
- Baustellenadresse, Geschäftspartner und konkreten Anlass festhalten; Auftragsnummer als organisatorischen Zusatz nutzen.
- Materialbesorgungen, Umwege, ungeplante Einsätze und private Wege unterscheiden; Unklarheiten als Rückfrage melden.
- Einträge im sicher abgestellten Fahrzeug prüfen. Bei Übergabe offene Punkte und den Kilometerstand weitergeben.
Im Büro: Vereinbarung und Nachweis zusammenbringen
- Fahrtangaben mit Auftrag, Lieferschein und vereinbartem Abrechnungsmodell abgleichen; unbekannte Angaben nicht erraten.
- Gemeinsame Tourabschnitte nach der vereinbarten Grundlage zuordnen und doppelte Streckenberechnungen ausschließen.
- Änderungen nachvollziehbar halten; Aufzeichnungslücken prüfen, statt sie durch fiktive Fahrten zu schließen.
- Für jeden Kunden nur passende Nachweise zusammenstellen; Rechnung und Umsatzsteuerbehandlung gesondert prüfen.
Caranea dokumentiert Fahrten – die Abrechnung bleibt dein eigener Prozess
Das vollständige Fahrtenbuch ist kostenlos allein mit der App nutzbar. PDF-Export, Fahrtenkategorisierung, Änderungshistorie und Funktionen zur Behandlung von Aufzeichnungslücken sind vorhanden. Caranea ist eine Marke der RideLink GmbH; der mobile Zugang erfolgt über die RideLink-App, der Browserzugang über die RideLink Web-App.
Die Auftragsverknüpfung in diesem Artikel ist ein organisatorischer Ablauf. Eine spezielle Caranea-Projektabrechnung, automatische Rechnungserstellung, Arbeitszeiterfassung oder elektronische Unterschrift wird nicht behauptet. Falls du zusätzliche Fahrzeughardware möchtest, sind Tracker mit kostenpflichtigem Abo optional; für das kostenlose App-Fahrtenbuch sind sie nicht erforderlich.
Häufige Fragen zu Baustellen und Anfahrten
Kann ich jede Materialabholung dem nächsten Kunden berechnen?
Nein, eine betriebliche Fahrt ist nicht automatisch kundenbezogen abrechenbar. Halte den tatsächlichen Zweck fest und prüfe die Vereinbarung. Im Beispiel bleibt die allgemeine Lagerbesorgung intern.
Wie teile ich die Strecke zwischen zwei Baustellen auf?
Nach einer transparenten sachlichen und vertraglichen Grundlage. Die hälftige Teilung im Beispiel ist eine vereinbarte Möglichkeit. Sie ist kein allgemeiner Standard; dieselbe Strecke darf dabei nicht ohne Grundlage mehrfach als vollständige Anfahrt angesetzt werden.
Was mache ich mit einem privaten Abstecher?
Dokumentiere ihn getrennt und lasse ihn aus der Kundenabrechnung heraus. Die Erlaubnis zur Privatnutzung und ihre steuerliche Behandlung sind eigene Fragen und werden nicht durch eine Kundenrechnung gelöst.
Darf ich Fahrtdauer direkt als Arbeitszeit abrechnen?
Übernimm sie nicht ungeprüft. Für den Kunden zählt das vereinbarte Modell für Reisezeit und Personen; Arbeitszeit, Pause und ausgeführte Leistung benötigen ihre eigene Einordnung und Dokumentation.
Erstellt Caranea daraus automatisch eine Rechnung?
Eine solche Funktion wird hier nicht zugesagt. Nutze die vorhandene Fahrtdokumentation und den PDF-Export als Grundlage, prüfe die Auftragszuordnung und erstelle die Rechnung in deinem dafür vorgesehenen Prozess.
Alle Beispielstrecken, Preise und Vereinbarungen sind fiktiv. Die Tabellen zeigen eine organisatorische Zuordnung und keine vollständige Rechnung oder steuerliche Musterdokumentation. Recherche / Aktualisierung: 20. September 2026.